フリーランスで仕事をしている方が、レシートや領収書をもらって丁寧に財布に入れているのを見たことはありませんか。
私もフリーランスで仕事をしているのですが、仕事で出かけているときはコンビニでコーヒーを買うのにもレシートはもらっておいて、財布にしまっておきます。
フリーランス、個人事業主は仕事の経費として何かを買ったり、お金を払ったら必ずレシートか領収書をとっておいて記帳します。
これは、よく聞く、白色申告、青色申告、どちらの方も必ずやらねばならないことです。
私の領収書や明細書の保存や管理の仕方を紹介します。
フリーランスにとって領収書は節税のための大事な書類
個人事業主の方が事業を始めるときは、税務署へ行って申請書類を出します。簡単な現金出納帳だけの記帳で良い、白色申告の方でも、収支報告のためには領収書が必要です。
サラリーマンの方は会社の方で所得税や住民税を管理して払ってもらって、残りを給料としてもらっています。
個人事業主の方や自営業の方は、自分で所得を計算するか、税理士さんに頼んで収支決算をそしてもらい、その所得に応じた税金を払わねばなりません。
売り上げ-経費＝所得
日本は累進課税の国ですので所得が上がれば上がるほど、言い換えれば稼げば稼ぐほど税金をたくさん払わねばなりません。
例えば、フリーライターがコンビニで週刊誌を買ったとします。この週刊誌は何らかの記事を書くために必要な資料であれば、立派な経費です。必ずレシートはもらっておきましょう。
この経費が増えるほど、所得は低くなり、税金は安くなる、ほとんど払わなくてもよいこともあります。
フリーランスの確定申告のために私の領収書の保管の仕方は
私は青色申告で、事業申請しました。簡易簿記ではなく、損益計算書と貸借対照表を基に作成する青色申告決算書が必要な方です。
フリーで仕事を始めた頃、正直あまり仕事がなくヒマでした。それで近所のビジネススクールで簿記3級を習いました。
3ヶ月、週3日くらい授業があったと思います。そこで、自分の仕事の経理くらいはつけられる複式簿記を習うことができたのです。
レシートや領収書は財布にたまると1ヶ月ごとにA４の蛇腹ファイルに入れています。
普段は記帳せず、領収書、明細書、などをためているだけです。個人事業者は1月～12月で決算なので、翌期の1月くらいから領収書の整理を始めます。
日付別に領収証や明細書を分けて、スクラップブックに貼っていきます。
領収書が出ない出費は出金伝票に書いて貼ってあります。電車の切符、お通夜の香典代などは領収書は出ませんので、出金伝票に書いておきます。
うっかり、レシートや領収書をもらい忘れた時も出金伝票で処理します。
私はスクラップブックが貼りやすいので使っていますが、リングファイル式のノートや古雑誌などでもかまわないそうです。
領収書などの記帳は7年間は保管が必要なので、年代を書いておいてそのままとっておきます。
フリーランスの確定申告 クレジットの明細書も郵送で
そのあと、日々の仕分けを振替伝票、出金伝票、入金伝票などを書き、帳簿を手書きで書いて、ベージュ色の布張りのファイルで保存していました。
はじめの2年くらいは自分で計算していましたが、電卓を使っていても計算が合わなくて大変で、パソコンソフトを導入しました。
実は今でもそのときの癖が抜けなくて、かなりアナログなやり方で記帳作業をしています。領収書をこのように貼って整理するのはいいのですが、パソコンソフトを使っているのなら、伝票はなしでいきなり入力しても大丈夫なはずなんです。
しかし、間違いや確認のために今でも伝票を書いてから、パソコンに入力しています。
最近は携帯電話料金やクレジットカードの使用料などはWEB明細にすると、108円～216円ほど安いし、ペーパーレスで良い感じもしますね。
しかし私はいまだに明細書を郵送してもらっています。それはWeb明細はもらったらすぐにプリントアウトしておけば良いのですが、うっかり忘れると大変です。
このような電子明細の保存期間は6ヶ月くらいで消えることが多く、私のように1年にまとめて記帳作業をするような感じの方は、必要なときにその書類が取り出せないことがあるのです。
高速道路のETC利用紹介サービスも、2ヶ月くらいしか発行してもらえません。これだけは早めにWEBから取り出してプリントしています。
まとめ
フリーランスで仕事を始めた場合や副業がどんどん儲かって、もしかすると確定申告が必要かもと思ったときは、とにかくレシートや領収書をためておきましょう。
それが個人消費か経費かのグレーゾーンであっても必要になる場合があります。
レシートが経費として認められれば、所得も低く抑えられ、税金も安くなりますし、副業の場合は確定申告をしなくてすみます。(会社にばれないということですね。）
レシートをとっておくことは家計簿をつけるのにも役立ちますし、何かといいことが多いと思います。
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