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町内会の班長の引き継ぎ 最初が肝心 きちんと次の班長へ

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昨年、町内会の班長を1年やりました。次の班長さんへの引き継ぎが終わって、やっとほっとしています。私の町内会の班長の引き継ぎがどのような感じであったか紹介します。

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去年、町内会の班長になりましたが、引き継ぎはどうだったか

うちの町内会の班内には11世帯の一軒家と12世帯入るアパートがあります。アパートが全部埋まっていれば、20世帯なのですが、アパートが空いている時もあります。

基本は一軒家の世帯が順番に町内会の班長を1年任期で交代にやっています。

私の前の班長さんの時、少しトラブルがあり、大変だったようです。

・町内会費の集金でゴタゴタしたことがあった。

・回覧板が1冊紛失して戻ってこなかった。

・12月くらいから、回覧板に名簿が貼っていなかった。

・4月から必要になる、家庭ゴミ収集カレンダーが、3月末でも配られていない世帯があった。

班長さんのせいだけではないのですが、トラブル続きでやる気をなくしていたような気がします。ゴミ収集カレンダーも、私のうちも届いていなくて、前の班長さんに連絡していたのですが、何の対処もしていないようでした。

こんな感じでしたので、前の班長さんからはあまり引き継ぎはしっかりできず、町内会の書類ファイルと班長の看板を受け取っただけでした。

4月最初の自治会の新役員、班長合同会議でわからないことは聞くことにしました。

あとから、前の班長さんに、最初の頃の回覧板の名簿ファイルをエクセルデータでメールに添付してもらっていただきました。

近所に長年住む奥さんから

・回覧板に名簿がない状態は困るので、アパートの名簿は管理する不動産屋に電話して、FAXで送ってもらうようにすると良い。最初の回覧板に新班長の挨拶文と町内会費の集金日の予定をつけるように。

などとアドバイスを頂きました。班長の看板を掲げたとたん、私の方に他の住民からいろいろ苦情が回ってきたので、これは自分で調べてなんとかしなければとがんばりました。

町内会の班長の引き継ぎ お宅にうかがってきちんと説明

さてようやく、1年経ち3月になりました。なんとか私の町内会班長の任期が終わりそうです。

3月頭に自治会総会の案内が回ってきました。

自治会総会の案内には最後に

・班長さんは、総会当日委任状、新年度の班長の名前、電話番号の記名用紙を持ってきてください。

次の班長さん、山田さん(仮名)のお宅にうかがってお名前と電話番号を書いてもらいました。

4月の頭に自治会の総会が終わり、早速、山田さんのお宅に引き継ぎにうかがいました。

山田さんのお宅もこの地域に越してきて初めての班長です。私のようにいろいろ調べなくても良いようにきちんと引き継ぎをしようと思いました。

・USBメモリに回覧板用名簿のエクセルデータを入れる。

・書類ファイルと、班長の看板、回覧板を2セット。

土曜日の夕方、山田さんのお宅を訪ねました。こちらはご夫婦共稼ぎなので、土日か夜しか動けないことが多いそうです。

「不動産屋さんに連絡して、アパートの住人の名簿を調べます。わからないことがあったら教えてくださいね。」

ご主人がノートパソコンを持ってきて、エクセルデータをコピーしてくれました。

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町内会の新班長さん 新しい試みでがんばっておられます

実は3月に入ってから、回覧板が戻ってこないことが続きました。原因はアパートの住人が引っ越していたので、止まってしまうことがあったようです。

4月の半ばに、新役員の山田さんが、新しい名簿を見せてくれました。

「実は不動産屋さんに連絡したのですが、直接その不動産屋にいかないとアパートの名簿を教えてくれないそうなんですよ。個人情報が最近はうるさいですからね。うちはそんな時間はないので、直接アパートにたずねて名前を聞くことにしました。」

アパートは全世帯の部屋番号を入れておき、不在の所は班長が斜線を引いておくシステムにしたそうです。

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これなら、新しい人が入ったら、名前を追加するだけで良いし、名簿を張り替える必要もありません。良いやり方だなと感心しました。

まとめ

昔からこちらに住んでいる年配の方は、役員になると、レポート用紙に線を引いて手書きで回覧板の名簿を作っておられたようです。

それぞれのやり方で無理せず、町内会の仕事ができれば良いなと思います。

ゴミ収集カレンダーが昨年届かない世帯があったのは、20数通まとめて、回覧板の順番で回していたせいだったようです。アパートの住人が引っ越してしまい、止まったのです。

ゴミ収集カレンダーは全世帯に必ず必要なものなので班長が一軒ずつポストに配るのが仕事だったのですが、前の班長さんはそのことが良くわからずにまとめて回していたのでした。

わからないことは町内会の役員や会長さんに聞けば教えて頂けるので、困ったことはどんどん聞いてみた方がよさそうですね。

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