3月の最後の日、町内の子ども会の会計監査に行ってきました。町内の子ども会の役員だったのですが、会計担当の方が仕事で参加できなかったので代行参加です。
うちの子ども会の会計の仕事内容と会計監査の様子を紹介したいと思います。
うちの町内の子ども会の会計は どんな仕事内容か
うちの町内会、子ども会の会計の仕事をざっと紹介します。
年度初めの4月の町内会総会で、子ども会の予算を受け取り、専用通帳に入金しておきます。
この時点で前任の子ども会の会計の方から引き継ぎは終わっています。子ども会の通帳、領収書を貼りつけるノート、会計収支や活動報告書のエクセルデータ、それをプリントしたものなどです。
小学生の子どもがいる世帯は50世帯ほど、子どもは60人前後ですので少ない方だと思います。
子ども会への予算は20万円くらいです。それをいったん専用通帳に入金しておき、子ども会の行事の時に概算の予算で引き出して、領収書を集めておきます。
5月下旬 クリーン大会（通学路の清掃）
・終了後のお菓子、文具、飲み物などの事前購入
7月下旬 ラジオ体操
・ラジオ体操カードに貼るシール、最終日のお土産文具など購入
8月 夏のお楽しみ会
・昨年は映画鑑賞会 映画鑑賞チケット代 送迎タクシー代など
1月 冬のお楽しみ会
・公民館の研修室でお楽しみ会 会場使用料 ビンゴ大会の景品 文具やお菓子、図書券を購入
このほかに事務用品としてコピー用紙、プリンタのインクカートリッジ、USBメモリなどを購入しました。
入金としては古紙が中心の廃品回収を年に6回していて、その売り上げも子ども会に入ってきます。
町内の子ども会の会計は 領収書の整理は最後に
全体の行事はこんな感じなんですが、領収書の枚数は20枚～30枚以内くらいでおさまるんです。
それで子ども会の会計担当は全ての行事が終わっている2月くらいに、領収書を整理してノートに貼り付けます。順番が前後するといけないので、行事が終わってから領収書の整理をする方が楽みたいです。
良く見ると赤丸で番号が振ってあるのがわかりますでしょうか。
これはラジオ体操の景品に文房具を買ったときの領収書なんですが赤丸で7とかいてありますね。
子ども会の会計収支の支出の所にこの番号を書いておきます。こうしておくと会計監査の時に、領収書と支出の内容がすぐにチェックできます。
この領収書と通帳の数字を照らし合わせて、会計収支のエクセル書類を作成していきます。
町内会の会計監査は 子ども会の会計で必要な書類は
年度〆の3月31日の土曜日、午後1時から町内会長さんのお宅で、会計監査が行われました。
町内の全体の会計担当者1名、会計監査の方が2名、すでにいらいていました。子ども会からは部長のAさんと、会計代行の私です。
私は子ども会会計の方から
・通帳
・領収書の貼ってあるノート
・子ども会会計収支、活動報告書のエクセルをプリントアウトしたもの
を持っていきました。すでにエクセルプリントの下の方には、子ども会役員4名の署名とハンコが押してあります。
これを監査の方に見ていただいて、エクセルプリント、領収書、通帳の金額などを照らし合わせてもらいました。
会計監査「計算も間違っていないですし、通帳の金額とも合っていますの問題ないでしょう。」
とのことで、会計監査の方2名の署名とハンコををいただくことができました。
その後は町内会の全体の会計監査の作業が始まりました。途中休憩で会長からお茶やお菓子が振るまわれ、町内のことや来年度の新体制のお話など、少し話す時間があって良かったです。
うちの町内はこんな感じでけっこうほのぼのと会計監査も進んだのですが、皆さんの所はどんな感じでしょうか。
町内によってやり方も違うし、パソコンのエクセルだけでなく会計ソフトを使っている所もあるんでしょうね。あるいは未だに手書きの現金出納帳や台帳利用のところもところもあるのかもしれません。
あとがき
全ての町内関係会計の監査が終わり、署名とハンを押した書類を会長さんが自宅のインクジェットプリンタでコピーしていました。
するとなんだか、署名の文字がかすれてうすくて見えない・・。
もう一度署名をしてもらおうと監査の方が書いていたペンがなんとフリックスタイプのボールペンだったんです。後ろの消しゴムでこすると消えるタイプのものです。
フリックスタイプのボールペンは摩擦熱や光で消えるので署名してはいけません。
この文字もコピーの時の光で消えていたようです。便利ですが、署名の時は普通のボールペンを使いましょう。
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